Sind die Benefits, die Sie für entsendete Mitarbeiter anbieten, noch zeitgemäß?

Leitlinien für eine kritische Prüfung [oder auch Bestätigung] Ihrer Entsenderichtlinien

Wussten Sie schon?

In der jüngsten Vergangenheit ist die Zahl der globalen Entsenderichtlinien in Unternehmen gewachsen. Während es im Jahr 2019 durchschnittlich 5,5 Richtlinien pro Unternehmen waren, ist dieser Wert 2022 auf 6,5 gestiegen.^[1] 

Und das ist kein Wunder, denn Unternehmen überarbeiten weltweit ihre Richtlinien, um der sich verändernden Arbeitswelt, den Trends im Bereich Mobilität von Arbeitskräften, den jüngsten wirtschaftlichen Entwicklungen und dem Wunsch entsendeter Mitarbeiter nach mehr Flexibilität Rechnung zu tragen.

Wenn Sie im Personalbereich tätig sind oder in Ihrem Unternehmen die Entsenderichtlinien verantworten, fragen Sie sich vielleicht, wie die Leistungen, die Ihr Unternehmen entsendeten Mitarbeitern anbietet, im weltweiten Vergleich abschneiden.

Nachfolgend finden Sie Informationen zu den Problemen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, die Mitarbeiter ins Ausland entsenden. Außerdem erfahren Sie, welche Trends sich bei Entsenderichtlinien abzeichnen.

Trends bei Entsenderichtlinien im Jahr 2023

Themen:

Versorgungsengpässe bei temporären Unterkünften
Kostensteigerungen bei dauerhaften Unterkünften
Ist ein Umzug in der Regel Bestandteil der Relocation Benefits
Digitalisierung des Sprachunterrichts und interkulturellen Trainings
Unterstützung für mitreisende Ehegatten: beruflicher Support oder Geldzahlungen vor Ort?

Temporäre Unterkünfte für entsendete Mitarbeiter

Während der Pandemie haben viele Anbieter von Serviced Appartments ihren Bestand reduziert oder anderweitig vermietet. Aufgrund des nach der Pandemie einsetzenden Anstiegs von Geschäftsreisen und Umzügen übersteigt die Nachfrage nach temporärem Wohnraum das Angebot inzwischen deutlich.

Das Ungleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage wird noch dadurch vergrößert, dass internationale Umzüge sich häufig verzögern. Das führt dazu, dass viele Mitarbeiter in temporären Unterkünften ausharren müssen, weil sie noch auf ihren Hausrat warten müssen. Nach Angaben von SilverDoor stieg die durchschnittliche Aufenthaltsdauer von entsendeten Mitarbeitern in provisorischen Unterkünften zwischen 2021 und 2022 von 33 auf 42 Nächte.

Der Druck ist überall spürbar. Für umziehende Mitarbeiter gibt es nicht genügend Angebote in den von ihnen bevorzugten Vierteln. Gleichzeitig führt die hohe Nachfrage manchmal dazu, dass den Arbeitgebern höhere Kosten entstehen.

Das Ungleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage ist also für alle Beteiligten ein Problem. Trotzdem gibt es nur wenige Unternehmen, die ihre Richtlinien für temporäre Unterbringung grundlegend ändern.

Man will vermeiden, dass auf lange Sicht Präzedenzfälle geschaffen werden, die in der Zukunft schwer rückgängig gemacht werden können.

Temporäre Antworten auf das Problem temporärer Wohnraum

• Planung einer längeren temporären Unterbringung mit entsprechenden Worst-Case-Szenario, was die Kosten angeht
• Möglichkeit einer Verlängerung, die über die in der Richtlinie enthaltenen Standardleistungen hinausgeht
• Alternative oder ergänzende Angebote z.B. Mietmöbel, damit die Mitarbeiter bereits in die dauerhafte Bleibe einziehen können, bis das Umzugsgut eingetroffen ist
• Aufforderung der Mitarbeiter, sich bei Besichtigungen oder im Rahmen von Geschäftsreisen bereits eine Unterkunft zu sichern, sodass gar keine temporäre Unterbringung mehr nötig ist
• Nutzung möblierter Kurzzeitwohnungen anstelle von Serviced Appartments über einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten

Steigende Kosten für die dauerhafte Unterbringung von entsendeten Mitarbeitern

Zu Beginn der Pandemie wurden viele Wohnungen in Großstädten weltweit aufgegeben. Das führte zu einem Überangebot an Wohnraum und ließ die Mieten einbrechen. Die Angebotsmiete in Manhattan sank im Median um 21%, während die Mieten in London sogar um 24% nachgaben. Die Aufhebung der coronabedingten Einschränkungen in fast allen Ländern der Welt läutete dann eine Rückkehrwelle ein, weil die Unternehmen zumindest für bestimmte Wochentage eine Präsenzpflicht anordneten. 

Im Ergebnis übersteigt die Nachfrage nach Wohnraum in vielen Großstädten mittlerweile wieder das Angebot, was zu einem starken Anstieg der Mieten geführt hat.

Erhöhung bei den langfristigen Mietkosten im Jahresvergleich (YoY)

London: 14%

Manhattan: 10%

Berlin: 18%

Dublin: 10,6%

Dubai: 10 % - in begehrten Lagen sogar noch mehr: The Palm: 36%, Jumeirah Park: 25%, The Lakes: 21%

So begegnen Unternehmen dem Engpass bei dauerhaftem Wohnraum

• Beibehaltung des herkömmlichen Home-Search-Benefits bei arbeitgeberveranlassten Entsendungen
• Beauftragung von spezialisierten Immobilienberatungsunternehmen mit der Suche nach frei verfügbaren Immobilien im Markt, um nicht von schwarzen Schafen abhängig zu sein
• Flexibilität bei den Wohnzuschüssen, Beratung durch Datenanbieter und Relocation-Management-Unternehmen, um das passende Budget zu ermitteln^[2]

Nachhaltigkeit (ESG) der dauerhaften Wohnung von entsendeten Mitarbeitern

Im Laufe des Jahres ist das Thema Nachhaltigkeit immer stärker in den Fokus gerückt. Es ist durchaus möglich, dass immer mehr Unternehmen Nachhaltigkeitsaspekte (ESG) in ihre Entsenderichtlinien einfließen lassen werden. Beispiele:

• Aufforderung oder sogar Verpflichtung von entsendeten Mitarbeitern zur Auswahl energieeffizienter Immobilien
• Kostenpauschalen bei Auswahl von grünen Energieversorgungsunternehmen
• Begrenzung der Pauschale für Versorgungsleistungen auf das, was im jeweiligen Land bei einem effizienten Energieverbrauch üblich ist
• Aufbau nachhaltiger Flotten, die Ladestationen für Elektrofahrzeuge am Wohnort erforderlich machen
  

Wird der Versand von Umzugsgut in der Regel übernommen? 

Die Kosten, die für den internationalen Versand von Umzugsgut und hier vor allem im Falle von Lieferverzögerungen entstehen, sind in den letzten Jahren gut dokumentiert worden. Zwar sind die Frachtkosten insgesamt gesunken, doch die Kraftstoffpreise sind nach wie vor hoch, es herrscht nach wie vor Arbeitskräftemangel, und die Hafenbetreiber werden weiterhin durch Arbeitskampfmaßnahmen in ihrer Leistungsfähigkeit beeinträchtigt.

In einer von Sterling Lexicon und dem RES Forum im Jahr 2022 durchgeführten Umfrage gaben 11% der Befragten an, die Pauschalen für den Versand von Hausrat angepasst zu haben, während 16% sie sogar ganz abgeschafft haben.

Trends beim Versand von Umzugsgut 

• Versand von Umzugsgut als flexibler Benefit bei gleichzeitigem Angebot einer Barzahlung oder einer Pauschale für den Erwerb von Möbeln vor Ort (mit Abstand der beliebteste Ansatz) ^[3]
• Verstärkte Nutzung von Luftfracht in bestimmten Fällen, während in anderen Fällen der Transport per Luft wegen der hohen Kosten und der geringen Nachhaltigkeit derzeit auf dem Prüfstand steht
• Übergepäckpauschalen anstelle von Luftfracht
• Immer mehr Unternehmen sind bereit, für Entsorgung oder die Abholung zu wohltätigen Zwecken aufzukommen
• Immer mehr Familien ziehen mit einem Haustier um. Hier variieren die Leistungen von einem Full Relocation Service für das Haustier bis zu einem nach oben begrenzten Betrag für die Erstattung der damit verbundenen Kosten 

Sprachunterricht für entsendete Mitarbeiter

Sprachtraining war eine der ersten Leistungen für entsendete Mitarbeiter, die digitalisiert wurden. Dieser Wandel wurde sowohl von den Arbeitnehmern als auch den Arbeitgebern weitgehend positiv aufgenommen. Die Arbeitnehmer und ihre Familien sind jetzt flexibler, und den Arbeitgebern entstehen durch die Verlagerung auf Online-Unterricht geringere Kosten.

Die Leistungen reichen von Zuschüssen für digitale Produkte für den Massenmarkt bis hin zu einem umfassenden Blended-Learning-Konzept für die ganze Familie.

Interkulturelles Training für entsendete Mitarbeiter

Häufig wird unterschätzt, wie wichtig es ist, sich an die Kultur vor Ort anzupassen. Dementsprechend fällt auch das interkulturelle Training häufig am ehesten Einsparungsbestrebungen zum Opfer. Gleichwohl bieten viele Unternehmen ihren Mitarbeitern und deren Familien diesen Service nach wie vor an - vor allem dann, wenn es offensichtliche kulturelle Unterschiede zwischen dem Heimat- und dem Gastland gibt.

Wie beim Sprachunterricht gilt auch hier, dass diese Leistung digital, als Präsenzkurs oder in Form einer Mischung aus beidem angeboten werden kann.

Support für den Ehegatten

Noch nie gab es so viele Doppelverdienerhaushalte wie heute, und das müssen Unternehmen berücksichtigen, wenn sie Mitarbeiter finden, an verschiedenen Standorten einsetzen und im Unternehmen halten wollen. Begriffe wie „nachziehender Ehegatte“ sind nicht mehr aktuell, und auch die Unternehmen haben erkannt, dass sie flexibel sein müssen, um der gesamten Familie den nötigen Support zukommen zu lassen.

In vielen Entsenderichtlinien haben Mitarbeiter die Wahl zwischen beruflichem Support für den Partner oder einer Barpauschale.

Überprüfung und Anpassung Ihrer Entsenderichtlinie an die neuen Verhältnisse

Die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland ist eine teure Angelegenheit. Noch teurer wird es allerdings, wenn eine Entsendung gänzlich scheitert. Wenn Sie also Ihre Richtlinie gemeinsam mit uns kritisch unter die Lupe nehmen wollen, dann vereinbaren Sie noch heute einen Termin.

Wir können Ihnen dabei helfen, Ihre Entsenderichtlinie zu optimieren. Dabei behalten wir stets die Kosten im Auge, ohne Abstriche bei dem Support zu machen, den die von Ihnen entsendeten Mitarbeitern benötigen.

Ressourcen

^[1] AIRINC’s 2022 Mobility Outlook Survey

^[2] This process is easily managed through an exceptions process and budget-to-actual re-forecasting when the employer is assuming responsibility for the cost of the rent in its entirety. When the employer is only making a ‘contribution’ to rent, organisations have found policy application to be slightly more problematic.

^[3] Employers may want to consider a holistic approach when considering how household goods shipments fit into a sustainable global mobility policy. See Stuart Jackson’s article, Does eliminating household goods shipping really make your global mobility programme more sustainable? featured on FIDI.com.